Aplikasi absensi online atau aplikasi HRIS (Human Resource Information System) kini semakin banyak terpakai oleh perusahaan yang ingin meningkatkan kinerja karyawan mereka.
Selain bermanfaat untuk absensi karyawan, aplikasi HRD ini dapat mempercepat proses rutin yang berkaitan dengan personalia. Baik itu izin cuti, lembur, kas bon, maupun penggajian karyawan.
Perbandingan Aplikasi Absensi Online Karyawan dengan Mesin Absen Tradisional.
Jika dahulu absensi tradisional menggunakan pin, kartu, atau sidik jari yang terhubung ke jaringan Local Area Network, saat ini sudah tidak perlu repot lagi. Absensi karyawan tradisional cukup ribet untuk instalasi dan penggunaannya pada bagian HRD. Belum lagi jika ada kabel LAN yang putus digigit tikus!
Oleh karena itu, sistem absensi online berbasis cloud yang terhubung ke internet secara online semakin banyak menggantikan sistem absensi karyawan tradisional.
Terutama bagi perusahaan yang memiliki banyak cabang. Sistem absensi tradisional akan sulit melakukan pelaporan secara real-time.
Beda dengan aplikasi absensi online yang mana semuanya telah berpusat pada sebuah server cloud. Ini artinya, pelaporan secara real-time dapat Anda lakukan dengan menggunakan sistem absensi berbasis online.
Sistem manajemen absensi online lebih aman dibandingkan dengan cara manual offline.
Hal pertama yang perlu diperhatikan saat membandingkan sistem manajemen absensi sidik jari VS online adalah memeriksa keamanan masing-masing sistem. Perlu dipastikan bahwa setiap sistem cukup aman untuk digunakan agar tidak ada data penting yang diambil oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
Selain itu, saat ini semakin banyak perusahaan yang melakukan Hybrid Working, yakni setengah bekerja dari rumah dan setengahnya lagi masuk ke kantor. Ini terjadi setelah era pandemi selesai dan suddah di teliti oleh Mc Kinsey terhadap tren perubahan tersebut.
Sistem absensi offline tidak dapat mengakomodir perusahaan yang menerapkan hybrid working. Ini yang menjadi alasan mengapa sistem absensi online semakin ‘menggusur’ sistem absensi offline.
Manfaat Aplikasi Absensi Online untuk Perusahaan dan Karyawan
Dalam menggunakan absensi online, Anda akan mencapai kondisi win-win solution antara perusahaan dengan karyawan. Tentunya ini jika Anda sebagai pemilik atau pimpinan perusahaan menginginkan kondisi yang fair.
Berikut beberapa manfaat menggunakan sistem absensi online.
Pemasangan Cepat
Ya, Anda kini tidak perlu repot lagi tarik kabel lan, colol USB untuk rekap data dan sebagainya. Cukup install aplikasi absensi yang biasanya tersedia di Google Play di masing-masing perangkat karyawan.
Aplikasi absensi mobile ini banyak tersedia oleh para penyedia jasa absensi online seperti Adrena HRIS Indonesia.
Penggunaan Mudah
Aplikasi absensi mobile ini dapat juga Anda akses melalui browser internet di desktop atau di notebook. Karyawan hanya perlu melakukan ‘check-in’ melalui aplikasi absensi di ponsel mereka untuk absen. Kehadiran karyawan dapat langsung terlihat pada laporan secara real-time yang dapat Anda akses dari mana saja.
Selain melalui ponsel, absen juga dapat dilakukan pada perangkat absensi online yang biasanya berupa layar tablet di Lobby kantor perusahaan Anda.
Proses izin karyawan dengan atasan dapat dilakukan secara mandiri antara karyawan dengan atasan mereka. Misal ingin berkunjung ke tempat client, izin lembur dan cuti, semua dapat dilakukan secara cepat tanpa harus banyak menghabiskan waktu.
Menghemat Waktu
Waktu adalah uang, bahkan downtime di perusahaan seperti mati listrik dapat sebabkan kerugian puluhan juta hingga milyaran rupiah bukan?
Biasanya dalam melakukan rekap gaji karyawan bagian HRD dan Keuangan membutuhkan waktu seminggu. Dengan aplikasi absensi online yang mendukung, mereka dapat lakukan rekap penggajian hanya dalam hitungan jam bahkan menit!.
Tentunya dalam hal rekap gaji ini, tidak semua aplikasi absensi online dapat melakukannya dengan cepat dan tepat karena ada banyak perarturan dalam sistem penggajian. Aplikasi HRIS Adrena dapat Anda andalakan untuk masalah tersebut.
Belum lagi antri karyawan yang akan masuk jika menggunakan absensi karyawan tradisional, mereka akan mengantri dan ini cukup memakan waktu per karyawan. Bayangkan jika ada ribuan karyawan mengantri untuk absen.
Anda harus mulai menghtung biaya akibat pemborosan waktu per menit per karyawan mulai dari sekarang untuk meningkatkan kinerja karyawan.
Hemat Biaya alias Murah!
Sistem absensi online menggunakan aplikasi mobile, ini artinya Anda tidak memerlukan investasi perangkat dan biaya pemasangan. Anda hanya harus membayar biaya penggunaan per karyawan.
Biaya aplikasi absensi online tergolong cukup murah, antara Rp. 15.000 hingga Rp. 25.000 per karyawan per bulan dengan segudang fungsi yang ada seperti payroll, kas bon dan sebagainya.
Anda tidak perlu melakukan biaya pengembangan aplikasi, karena hal tersebut sudah menjadi keharusan para penyedia aplikasi online attendance tersebut. Anda juga tidak perlu membeli perangkat UPS yang cukup mahal untuk menjaga sistem absensi tetap berjalan ketika ada pemadaman listrik oleh PLN.
Dengan demikian, seluruh biaya modal Anda dapat berubah menjadi biaya operasional (capex to opesx) yang merupakan target dari manajemen keuangan yang baik.
Memang ada penyedia jasa software absensi online yang menerapkan jumlah minimum karyawan dan bayar di depan 100% untuk 1 tahun. Namun ada juga yang tidak menerapkan minimum karyawan dan pembayaran hanya per bulan saja.
Fleksibel
Biasanya pengurusan izin dan kas bon memerlukan beberapa proses dan waktu yang cukup lama, katakanlah dalam hitungan jam atau hari.
Sekarang, dengan sistem absensi berbasis cloud seluruh hal tersebut hanya memakan waktu dalam hitungan menit. Tentunya tergantung para atasan, jika mereka sedang main Golf saat ada karyawan mengajukan kas bon, mereka masih dapat menyetujui atau tidak melalui ponsel mereka di lapangan Golf tersebut.
Untuk proses penggajian dan perpajakan, tentunya sudah selaras dengan peraturan pajak terkini. Akan tetapi sistem absensi online tidak semua yang seperti ini, biasanya yang dari luar negeri masuk Indonesia tidak sebaik aplikasi absensi online buatan perushaaan dalam negeri.
Akurat
Absensi online dapat mengenali dimana karyawan Anda berada, misal kunjungan ke client atau saat work from home. Tentunya ini juga merupakan faktor fleksibilitas yang mereka tawarkan.
Perhitungan penggajian akhir bulan tidak hanya selaras dengan jumlah kehadiran saja, akan tetapi juga selaras dengan peraturan pajak karyawan terkini sesuai UU Cipta Kerja. Ini akan menentukan akurasi pelaporan gaji karyawan yang akan dikeluarkan.
Kesimpulan
Aplikasi absensi online karyawan adalah sebuah sistem absensi berbasis cloud yang fleksibel, murah, akurat dan mudah digunakan baik untuk karyawan maupun bagian HRD.
Karyawan dapat melakukan absen dengan menggunakan alikasi abensi mobile yang disediakan oleh para penyedia jasa HRIS Online.
Tidak seperti absensi offline yang membutuhkan biaya perangkat dan investasi yang lebih besar, sistem absensi berbasis online hanya memerlukan biaya mulai dari Rp. 15.000 per bulan!
Fleksibilitas dan akurasi merupakan faktor penting dalam pemilihan aplikasi absensi berbasis online. Tidak semua penyedia jasa aplikasi absensi online memiliki akurasi dalam sistem pelaporan atau rekap gaji karyawan.
Semoga artikel mengenai sistem absensi online ini dapat bermanfaat untuk meningkatkan kinerja karyawan Anda.
